Metodika podvojného účtování

1. Finanční operace hotovostní

Každý dobrovolník / zaměstnanec občanského sdružení – neziskové organizace, který nakládá s finančními prostředky organizace musí mít podepsanou smlouvu o hmotné odpovědnosti.

Na základě které ručí za svěřené hotovostní prostředky. Pohyby v pokladně nastávají na základě pokladních dokladů – výdajových a příjmových.

Pokladní doklady  – P/1

Výdajové pokladní doklady – VPD, příjmové pokladní doklady – PPD.

Je nutné vždy používat VPD a PPD pro podvojné účetnictví – obsahují účtovací předpis (tabulku).
Pokladní doklady, je třeba vždy náležitě a pečlivě vyplnit.

Pokladní doklad není platný pokud nejsou doplněny všechny podpisy – příjemce, pokladník, schválil – nejčastěji předseda či místopředseda sdružení, hospodář sdružení/organizace.

Pokud organizace/sdružení eviduje více pokladen pokračuje ve značení P/2, P/3.

Při úhradě cestovního příkazu v hotovosti není již potřeba dále vyplňovat VPD, ten je již obsažen přímo v dolní části cestovního příkazu. Více o cestovních příkazech ve směrnici o cestovních náhradách a dále v metodickém pokynu.

Inventarizace pokladny nám zákon ukládá provádět 1x ročně k 31. 12. Zápis o inventuře pokladní hotovosti.

Hotovostní záloha pro zaměstnance/dobrovolníka musí být vyúčtována nejpozději do 31.12. daného roku.

Doklady – paragony musí mít náležitosti daňového dokladu, to znamená musí obsahovat datum nákupu, peněžní částku nebo informaci o ceně a za měrnou jednotku a vyjádření množství, popis o  nákup čeho se jedná, název, adresu, IČO dodavatele + jeho podpis.

Doklady se dále vylepují na jednostranně na samostatný list A4 a přikládá se k nim VPD/ PPD.

Výdajový pokladní doklad – počet příloh znamená počet přiložených paragonů.

Pokud vystavujete VPD na osobu, která je Vašemu sdružení/organizaci známa, např. kolega, který je zaměstnancem, či ho váže k Vašemu sdružení/organizaci jiný než pracovně právní vztah – je členem výboru, může se do kolonky – průkaz totožnosti uvést: Osobně znám.

Příjmový pokladní doklad – u hromadného příjmu účastnických poplatků je třeba vždy přiložit soupis účastníků a vybraných částek.

Pokud vystavujete PPD na osobu, která je Vašemu sdružení/organizaci známa, např. kolega, který je zaměstnancem, či ho váže k Vašemu sdružení/organizaci jiný než pracovně právní vztah – je členem výboru, může se do kolonky – průkaz totožnosti uvést: Osobně znám.

Stvrzenku od PPD předáme platícímu.

Pokladní kniha

Veškeré pokladní operace se evidují a řádně zapisují v pokladní knize. Každý měsíc zvlášť na jeden list A4. Pohyby tedy příjmy a výdaje se zapisují chronologicky. Číslování dokladů VPD/PPD je společné jednou číselnou řadu. Každý rok začínáme účtovat vždy od čísla 1. U měsíce ledna nového roku musí být počáteční zůstatek roven konečnému zůstatku prosince minulého roku. Každý list pokladní knihy by měl obsahovat podpis a razítko pokladníka a jeho nadřízeného pracovníka (předseda, místopředseda nebo hospodář sdružení / organizace).

2.Finanční operace bezhotovostní

a) Bankovní účet – B/1

Každý dobrovolník/zaměstnanec občanského sdružení – neziskové organizace, který disponuje podpisovým právem na bankovním účtu organizace musí mít podepsanou smlouvu o hmotné odpovědnosti.

Aby nedocházelo k neoprávněným transakcím na bankovních účtech je nejvhodnější mít nastavenou kombinaci podpisových práv několika osob. Např. oprávnění disponovat s účtem mají 4 osoby – 2 statutární zástupci, jednatel sdružení a zaměstnanec, dle smlouvy. Disponovat s účtem musí vždy 2 osoby současně – jedna zadává příkazy, druhá verifikuje – potvrzuje. Pověřená osoba, která verifikuje nemůže příkazy zadávat a naopak.

Pokud má sdružení/organizace více bankovních účtů pokračuje ve značení B/2, B/3.

Termínované účty se značí B/9.

b) Faktury

Dodavatelské faktury – D/1

Každá faktura musí splňovat náležitosti daňového dokladu. Adresa + IČO dodavatele a odběratele, datum vystavení, UZP, datum splatnosti, peněžní částku nebo informaci o ceně a za měrnou jednotku a vyjádření množství, popis o nákup čeho se jedná.

Dále musí faktura obsahovat podpis předsedy,místopředsedy nebo hospodáře,  kterým schvaluje jejich proplacení. Je možná i předkontace účetního, není to však povinností.

Upomínka není řádný daňový doklad, nepatří tedy do evidence dodavatelských faktur. Slouží pouze jako upozornění dodavatelské organizace o neprovedené úhradě. Pokud daný závazek sdružení/ organizace neeviduje, kontaktuje dodavatelskou organizaci a žádá ji o kopii původní faktury.

Kniha závazků

Dodavatelské faktury jsou zapisovány do knihy závazků, kde je jim přiděleno pořadové číslo, které se musí zapsat i na dodavatelskou fakturu. Číslování je opět chronologické. A každý rok začínáme účtovat vždy od čísla 1.

Vydané – odběratelské  faktury – V/1

Každá faktura musí splňovat náležitosti daňového dokladu. Adresa + IČO dodavatele a odběratele, datum vystavení, UZP, datum splatnosti, peněžní částku nebo informaci o ceně a za měrnou jednotku a vyjádření množství, popis o  nákup čeho se jedná.

Dále musí faktura obsahovat podpis předsedy, místopředsedy nebo hospodáře, kterým schvaluje jejich vystavení. Faktury číslujeme chronologicky.

Kniha pohledávek

Vydané  – odběratelské faktury jsou evidovány v knize pohledávek. Evidenční číslo v této knize musí vždy souhlasit s pořadovým číslem odběratelské faktury. A každý rok začínáme účtovat vždy od čísla 1.

c) Interní doklady

Zde se účtuje o závazcích a pohledávkách vzniklých na základě smluv – nájemné, dotace, dary atd. Číslování interních dokladů je opět chronologické a každý rok začínáme účtovat vždy od čísla.

Dary – tuzemské, zahraniční

V obou případech je nutné sepsání darovací smlouvy. Režim účtování darů je totožný v obou případech, ale doporučuje se jejich analytické členění v účetní osnově a dále při zpracování daňového přiznání finančnímu úřadu. Povinnost hlášení darů se od 1. 1. 2009 snížila pouze na 1x ročně.

Dotace, nadační příspěvky

Jakékoliv dotace a příspěvky se účtují na základě smluv. Dále je jim přidělen evidenční symbol / kód dle rozdělení podle poskytovatele dotace: A – dotace ze státního rozpočtu – ministerstva

B – dotace z rozpočtu ÚSC

N – Nadace

a chronologicky jsou dále číslovány dle počtu přijatých dotací, nadačních příspěvků  A1, A2, A3…

Toto značení se uvádí jak v účetních programu – nejčastěji do akce (pokud má poskytovatel dotace další nároky na členění dotace např. dle jednotlivých etap, posouvá se toto členění např. na zakázku a v akci se již rozděluje na jednotlivé etapy rozpočtu), tak i  přímo označením na dokladu. Někteří poskytovatelé  dotací také trvají na zhotovení razítka, kde musí být uvedeno, jaká částka je  z jejich poskytnuté dotace hrazena z daného dokladu.

Toto oddělené členění dotací a nadačních příspěvků umožňuje v jakémkoliv okamžiku přesné vyčíslení čerpání dotací a nadačních příspěvků. Při účtování dotace na vyšší částku je vhodná ještě další kontrolní evidence rozpočtu.

d) Cestovní příkaz

Osoba, která není zaměstnancem či členem výboru občanského sdružení/neziskové organizace, musí mít vyplněnou příkazní smlouvu. Která splňuje požadavky právního vztahu, na základě kterého je možné proplacení cestovních náhrad.

Při vyplňování cestovního příkazu uvede zaměstnanec/dobrovolník své jméno a adresu.

Dále uvede místo, datum a hodinu počátku pracovní cesty, místo jednání, účel cesty a místo a datum konce pracovní cesty. Dále uvede své případné spolucestující (neznamená to ale, že s kolegou se kterým cestuje bude mít společný cestovní příkaz, ten musí mít každý samostatný).

Dále uvede, určený dopravní prostředek – bus, vlak, v případě použití svého soukromého vozidla uvede druh a obsah válců (např. Škoda 120, 1,2m3) a průměrnou spotřebu vozidla. Průměrnou spotřebu vozidla zjistí dle velkého technického průkazu vozidla, kde jsou uvedeny 3 hodnoty spotřeby, které sečte a vydělí třemi, výsledek zaokrouhlí na 2 desetinná místa. Kopii technického průkazu, kde jsou uvedeny spotřeby vozidla se přikládají k cestovnímu příkazu, případně (při častém používání vlastního vozidla) se zakládají v účtárně.

Na druhé straně cestovního příkazu se podrobně rozepíše pracovní cesta. Opět se uvádí: datum, hodina odjezdu, příjezdu, zkratka pro použitý dopravní prostředek, hodnota jízdenky, při použití vlastního vozidla – vzdálenost v km, případně ubytování (na základě dokladu) a nutné vedlejší výdaje  – parkovné atd.

Pokud je pracovní cesta delší, přejíždíme z místa na místo je nutné pečlivé vypsání všech příjezdů a odjezdů. V případě, že jsme jednu cestu jeli např. autobusem a kolega nás na zpáteční cestě sveze svým vlastním vozidlem. Bude cestovní příkaz vyplněn takto:

  1. Brno – Praha / BUS/ 200 Kč
  2. Praha – Brno /AUS/ 0 Kč

Zpáteční cesta pro nás tedy byla jakoby provedena služebním vozidlem.

Jedno ze základních pravidel při vyplňování cestovního příkazu je:

z místa odkud byla zahájena pracovní cesta, musí být i místem návratu z pracovní cesty. S tím, že počátek pracovní cesty by měl vždy být z místa (města) bydliště.

Přerušení pracovní cesty – NEEXISTUJE !!!

Je možné také proplacení jízdného po městě – místní doprava, na základě jízdenek MHD.

Ujeté kilometry se pak násobí vypočtenou náhradou za použití soukromého vozidla.

Cestovní příkaz se stává řádným dokladem až po doplnění všech podpisů, pracovníka, který konal prac. cestu a pracovníka, který tuto cestu schválil a byla mu předána zpráva o výsledku prac. cesty – může být podána i ústně – nutné zapsat do cestovního příkazu.

Pohonné hmoty

Cena benzinu pro výpočet náhrady se dokládá paragonem s datem dne počátku pracovní cesty nebo o 1 den dříve. Pokud není prokázána cena benzínu tímto způsobem. Počítá se s průměry pohonných hmot uvedených ve vyhlášce platné pro daný rok.

viz. vyplněné tiskopisy.

Výpočet náhrady za 1 ujetý km v roce 2009.

Průměrná spotřeba vozidla x cena za 1 l paliva + 3,9 = náhrada za 1 ujetý km

100

Průměrné ceny pohonných hmot pro rok 2009 – viz. směrnice o cestovních náhradách.

Stravné

Stravné vypočítává dle délky trvání pracovní cesty. Pokud pracovník přenocuje, výpočet je: od počátku pracovní cesty do 24hodin a následující den od 00hodin do konce pracovní cesty.

Výše stravného pro rok 2009 viz. směrnice o cestovních náhradách

soukr. Vozidlo.

jízdné.

e) Mzdové doklady – M/1

Zde se účtují mzdové náklady na pracovníky sdružení/organizace na základě mzdových dokladů vystavených mzdovou účetní. Přílohami mzdových dokladů jsou docházky pracovníků. Každý pracovník musí mí podepsanou pracovní smlouvu případně dohodou o provedení práce nebo provedení činnosti.

Doporučuje se mít se mzdovou účetní sepsanou smlouvu na mzdové účetní práce. Více viz. mzdová směrnice.

3. Inventarizace

Dokladová inventura se provádí u  dodavatelských, odběratelských faktur, bankovních výpisů, pokladních dokladů, mzdových a interních dokladů minimálně 1x ročně, tak aby mohly být zjištěné inventarizační rozdíly zaznamenány a zaúčtovány k 31. 12. daného roku. Případné rozdíly se zaznamenají v inventarizačních soupisech.